سیستم ERP چیست و چگونه می تواند به سازمانها در مدیریت فعالیتهای روزمره تجاری کمک کند
تعریف ERP
برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) به نوعی نرم افزار اطلاق می شود كه سازمانها برای مدیریت فعالیتهای روزمره تجاری مانند حسابداری، خرید، مدیریت پروژه، مدیریت ریسك و انطباق و عملیات زنجیره تأمین از آن استفاده می كنند. همچنین مجموعه کامل ERP در راستای میدیریت عملکرد شرکت، نرم افزاری است که به برنامه ریزی، بودجه بندی، پیش بینی و گزارش نتایج مالی سازمان کمک می کند.
سیستم های ERP تعداد زیادی از فرآیندهای تجاری را بهم پیوند داده و جریان داده ها را بین آنها امکان پذیر می کند. با جمع آوری داده های معاملاتی مشترک سازمان از چندین منبع، سیستم های ERP تکثیر داده ها را از بین می برند و یکپارچگی داده ها را با یک منبع واحد حقیقی فراهم می کنند.
امروزه، سیستم های ERP برای مدیریت هزاران کسب و کار در هر اندازه و در همه صنایع بسیار مورد اهمیت قرار گرفته اند. به عبارت دیگر میتوان گفت برای این کسب و کارها، ERP همانند جریان برق است که چراغ ها را روشن نگه می دارد و به همین اندازه ضرورت دارد.
سیستم های ERP پیرامون یک ساختار داده ی تعریف شده یا (طرحواره) طراحی شده اند، که به طور معمول دارای یک پایگاه داده مشترک می باشد. این سیستم به شما اطمینان می دهد که اطلاعات مورد استفاده در کل شرکت به صورت عادی و مبتنی بر تعاریف مشترک و تجارب کاربر فعالیت می کند. همچنین این ساختار اصلی با فرآیندهای تجاری هدایت شده توسط گردش کار، در بخشهای تجاری (مثل امور مالی، منابع انسانی، مهندسی، بازاریابی و عملیات) با سیستمهای متصل و یکپارچه، و افرادی که از آن سیستم ها استفاده می کنند کار می کند. به زبان ساده، ERP وسیله ای برای ادغام افراد، فرایندها و فناوری ها در یک شرکت مدرن می باشد.
به عنوان مثال: شرکتی را در نظر بگیرید که با تهیه قطعات و اجزای سازنده از چندین تامین کننده اتومبیل می سازد. این شرکت می تواند از یک سیستم ERP برای پیگیری درخواست و خرید کالاهای مورد نیاز استفاده کند و اطمینان حاصل کند که هر جز یا مؤلفه در کل فرآیند خرید تا پرداخت از داده های یکنواخت و تمیز متصل به گردش کار شرکت، فرایندهای تجاری، گزارش دهی و تجزیه و تحلیل استفاده می کند. هنگامی که ERP به درستی در این شرکت تولید کننده خودرو مستقر می شود، یک قطعه بعنوان مثال، “لنت ترمز جلو”، با نام قطعه، اندازه، ماده، منبع، تعداد، شماره قطعه تامین کننده، شماره سریال، هزینه و مشخصات به طور یکنواخت همراه با انبوهی از سایر موارد توصیفی و داده محور شناسایی می شود.
همچنین ERP تضمین می کند که این قسمت ها و ویژگی های داده به حساب صحیح موجود در دفتر کل شرکت بپیوندند تا تمام هزینه ها به درستی ردیابی و نشان داده شوند. اگر به لنت های ترمز جلو در یک سیستم نرم افزاری “ترمز جلو” یا “لنت ترمز” و در سیستم دیگر “لنت جلو” گفته شود، شرکت تولید کننده خودرو به سختی میتواند ارزیابی کند که سالانه چه مقدار برای لنت های ترمز جلو هزینه می شود و آیا باید تامین کنندگان را تغییر دهد یا برای قیمت گذاری بهتر مذاکره کند.
یک اصل کلیدی ERP مجموعه مرکزی داده ها برای توزیع گسترده است. به جای چندین پایگاه داده مستقل با موجودی بی پایان از داده ها، سیستم های ERP این نظم را در هرج و مرج ایجاد می کنند تا همه کاربران در تمامی رده ها، از مدیر عامل تا کارمندان حسابداری بتوانند همان داده های حاصل از فرایندهای مشترک را ایجاد، ذخیره و استفاده کنند. با یک پایگاه داده امن و متمرکز، همه افراد سازمان می توانند از صحت، به روز بودن و کامل بودن داده ها اطمینان داشته باشند. یکپارچگی داده ها برای هر کاری که در کل سازمان انجام می شود، از اظهارنامه مالیاتی سه ماهه تا گزارش مطالبات معوق، بدون اتکا به نرم افزارهای مستعد خطا، با اطمینان حاصل می شود.
سازمان ها همیشه تلاش کرده اند تا هزینه ها و پیچیدگی های سنتی ERP را در برابر نیاز به ویژگی های سفارشی و انعطاف پذیری متعادل کنند و در عین حال، خواسته های کسب و کار را برآورده کنند. در ابن میان شرکت های ارایه کننده ی سرویس های ابری، با ارائه ERP به عنوان یک سرویس در فضای ابری، داده های یکپارچه و بینش واقعی تری را ارائه می دهد تا به شما و تیم مالی کسب و کارتان اطمینان دهند که بهترین تصمیمات تجاری را اتخاذ نموده اید و سازمان شما می تواند برای تغییر آینده آماده باشد و آینده را تغییر دهد.
