مدیریت فرایندهای کسب و کار در بیشتر سازمان ها، یک چالش بزرگ است. بسیاری از صاحبان مشاغل تصور می کنند پیاده سازی سیستم مدیریت فرآیند هزینه هنگفتی داشته و مناسب کسب و کارهای بزرگ است. با این حال، مهم نیست که اندازه کسب و کار شما چقدر است. چیزی که مهم است خود BPM است.

مدیریت فرآیند کسب و کار چیست؟

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) یک نظم سازمانی است که در آن یک شرکت قدم به عقب گذاشته و تمام این فرایندها را به طور کلی و جداگانه بررسی می کند. وضعیت فعلی را تجزیه و تحلیل کرده و زمینه های بهبود را برای ایجاد یک سازمان کارآمد مشخص می کند.

مدیریت فرآیند کسب و کار (BPM) چگونگی ایجاد ، ویرایش و تجزیه و تحلیل شرکت برای فرآیندهای قابل پیش بینی است که هسته اصلی کار آن را تشکیل می دهد.

آیا BPM همان مدیریت پروژه یا مدیریت وظیفه است؟

مدیریت فرآیند کسب و کار نه مدیریت وظیفه است (که روی وظایف فردی متمرکز است) و نه مدیریت پروژه (که جریانهای منحصر بفرد یا غیرقابل پیش بینی را کنترل می کند).

مدیریت وظیفه در مورد مدیریت یا سازماندهی مجموعه فعالیتهایی است که از یک پروژه ناشی می شود. این پروژه ها غالباً یکبار مصرف بوده و قابل تکرار نیستند. وقتی این پروژه ها مانند کارهای ساختمانی به خوبی سازماندهی شوند ، از یک نرم افزار مدیریت پروژه مانند ‘Microsoft Project’ استفاده می شود. Trello ، Asana یا Kissflow Project ابزار خوبی برای مدیریت وظایف در پروژه های موقت هستند.

مدیریت فرآیند کسب و کار بیشتر بر روی فرآیندهای تکراری و مداوم متمرکز است که از یک الگوی قابل پیش بینی یا مدیریت فرآیند پیروی می کنند.

چرا BPM مهم است؟

در صورت عدم سازماندهی و سیستم سازی، فرآیندهای ضعیف تجاری می توانند منجر به بروز مشکلات فراوان برای سازمان شوند. در سطح فردی، افراد فقط یک قسمت از یک فرآیند را می بینند و تعداد کمی از افراد می توانند اثرات کامل یک فرآیند را بررسی کنند، جایی که شروع می شود و به پایان می رسد، داده های کلیدی مورد نیاز و جایی که گلوگاه ها و ناکارآمدی های بالقوه وجود دارد.

فرآیندهایی که سر و سامان داده نشده اند و به صورت سلیقه ای در سازمان انجام می شود می تواند منجر به بروز مشکلات زیر شود:

• اتلاف وقت زیاد
• خطاهای بیشتر
• افزایش سرزنش کارمندان
• کمبود داده
• تضعیف روحیه کارمندان

با استفاده از مدیریت فرآیند کسب و کار، سازمان ها می توانند فرایندهای خود را بهبود بخشیده و تمام جنبه های عملکرد را به صورت مطلوب حفظ کنند.