برای هر مدیر فناوری وقتی از یک اپراتور به یک استراتژیست تبدیل می شود نقشه راه فناوری اطلاعات اهمیت بیشتری پیدا می کند.در اینجا یک دلیل برای نیاز شما به این مورد وجود دارد. بعضی شرکت ها هنوز نقشه راه فناوری اطلاعات ندارند!
نقشه راه یا Road Map
مدیران فناوری در هر شرایطی می خواهند استراتژیک تر باشند.آنها دیدگاه های فنی دارند که استراتژی تجارت را به جلو سوق می دهد و تجربیات خوبی در مورد فضای ذخیره ابری، تلفن همراه، تحول دیجیتال، شبکه های اجتماعی، و غیره دارند. ولی متأسفانه ، آنها در چرخه ای از واکنش کار می کنند که عمدتاً نیازهای کوتاه مدت را مدیریت می کند تا اولویت های استراتژیک و بسیاری از آنها نمی توانند راهی برای خروج از این فرآیند پیدا کنند.
نرم افزارهای Enterprise از آنجا که پیچیده و فراگیر هستند یکی از قربانیان این چرخه محسوب می شوند.بر این اساس این نرم افزارها نیاز به تغذیه مداوم توسط بخش IT دارند و همانطور که برای پشتیبانی از عملکردهای اساسی کسب و کار استفاده می شوند ، کاربران اغلب خواستار اضافه شدن قابلیت های جدید هستند. این امر استفاده از جدیدترین و مهیج ترین فن آوری های موجود را دشوار می کند زیرا همیشه اولویت های اصلی رفع موانعی که وجود دارد، هستند.
استیون نورتون در وال استریت ژورنال پنج مورد از اولویت های برتر CIO ها را درسال جاری خلاصه کرده است.به گفته ی وی دو مورد از این پنج مورد مستقیماً به چشم انداز استراتژیک مربوط می شوند و (سه مورد دیگر همه به امنیت و مخاطرات مربوط می شوند).
• عامل تغییر باشید
• یک چشم انداز تجارت محور داشته باشید
سوال این است:”چگونه؟” و پاسخ اغلب در یک نقشه راه جدید نهفته است.نقشه راه فناوری می تواند به CIO ها کمک کند تا مطابق با استراتژی سازمان عمل کنند. نقشه راه جدید باعث هم از مدیران فناوری و هم از مدیران عملکردی سود می برد و همکاری را ترغیب می کند که منجر به هم ترازی اجرایی واقعی در مورد سرمایه گذاری های موجود و جدید می شود.
نقشه راه فناوری چیست؟
نقشه راه یک سند حاکم است که به طور خاص حکم می کند چگونه فناوری از استراتژی کسب و کار پشتیبانی می کند و به هدایت اولویت های مشاغل طی ۳-۵ سال آینده کمک می کند.از دیدگاه استیون نورتون، بهترین نقشه های راه شامل موارد زیر است:
۱٫ بیانیه استراتژی با لیستی از اولویت های استراتژیک برای تجارت (نه مختص فناوری اطلاعات).
۲٫ یک جدول زمانی از ابتکارات و پروژه هایی که طی چندین سال آینده با تاریخ تقریبی شروع و پایان، مدت زمان و اندازه ها اتفاق می افتد.
۳٫ لیست اولویت بندی شده از فرصت های بهبود. این امر به طور مشترک توسط تجارت و IT تولید می شود و باید به صورت دوره ای تازه سازی شود.
۴٫ توجیهات سطح بالا برای هر پروژه. اینها باید برای پروژه های ۱۲ ماه آینده قوی تر و بیانات ساده تری برای پروژه های گذشته از افق ۱۲ ماهه باشد.
۵٫ برآورد هزینه و مدت زمان انجام هر پروژه. این برای پروژه هایی که طی ۱۲ ماه آینده اتفاق می افتد خاص و معقول است و می تواند برای پروژه هایی که دورتر از آن هستند مبهم باشد.
۶٫ یک مالک برای هر پروژه. مالک به معنی مدیر اجرایی یا نماینده پشتیبانی مستقیم بر پروژه است.برای پروژه ها در ۱۲ ماه آینده باید شخص خاص باشد و برای پروژه های فراتر از آن می تواند خود مجری باشد.
برای پشتیبانی از نقشه راه ، استیون نورتون به دپارتمان های فناوری توصیه می کند نسخه های به روز را در این زمینه نگه دارید:
• نمودارهای معماری سیستم های کل شرکت شامل رابط ها، حرکت داده های دستی و سیستم عامل ها (نه بعنوان یک نمودار زیرساختی فقط مختص سیستم ها است).
• موجودی سیستم که به صورت دوره ای به روز می شود و حداقل شامل تاریخ پایان عمر، بیانیه اساسی در مورد استفاده، تعداد کاربران و صاحب سیستم است.
• لیستی از مشکلات در حال ظهور که کارکنان پشتیبانی فناوری اطلاعات در حال مشاهده آن هستند، در حال اجرا است. نرم افزار راهنمای خوب باید بتواند این مورد را برای شما پیگیری کند.
چگونه از آن استفاده خواهید کرد؟
نقشه راه سه عملکرد اصلی دارد:
۱٫ مدیر IT از آن برای تسهیل بحث های سرمایه گذاری با سایر اعضای هیئت مدیره استفاده خواهد کرد. مدیر فناوری اطلاعات هنگام بحث درباره پروژه های جدید یا اولویت ها با مدیران اجرایی، از نقشه راه به عنوان یک خط مبنا استفاده می کند. این به مدیریت کمک می کند تا درک کند که چگونه سرمایه گذاری و اولویت های پروژه را متعادل کند و راهی برای تجسم معاملات فراهم می کند.
۲٫ بخش IT از آن برای بهبود برنامه ریزی برای پروژه ها و منابع استفاده خواهد کرد. نقشه راه به آنها کمک می کند تا نیازهای منابع خود را پیش بینی کنند، برنامه های تعیین تکلیف، انتخاب نرم افزار و فروشنده و هزینه های آن را زودتر از موعد انجام دهند و این امکان را فراهم می کند که از قبل با برنامه ریزی با صاحبان کسب و کار شروع به برنامه ریزی کنند.
۳٫ سایر مدیران از آن برای درک آنچه مورد نیاز است استفاده می کنند و این روند به آنها کمک می کند تا به روشنی درک کنند که چگونه باید طرح های نقشه راه موجود را با درخواست های جدید متعادل کنند. نقشه راه، مدیران را در اولویت های فناوری استراتژیک در کل شرکت هماهنگ نگه می دارد. مدیریت فعال نقشه راه منجر به ترازبندی اجرایی بسیار بهتر و خرید سهامداران قبل از شروع پروژه ها خواهد شد.
چه کسی از آن سود می برد؟
مدیریت فناوری
نقشه راه به گونه ای طراحی شده است که ارتباطات بین بخش فناوری و مدیران اجرایی را به گونه ای تنظیم می کند که به بخش فناوری اطلاعات اجازه می دهد:
• هنگام تصمیم گیری در مورد سرمایه گذاری و مدیریت پروژه ها استراتژیک عمل کنند.
• اطمینان از خرید کسب و کار را فرایندهای ساختارمندتری قرار دهند که به نوبه خود سود خرید از کاربران تجاری را آسان تر می کند.
• با مدیران یا کارمندانی که می خواهند پروژه ها یا ابتکارات جدیدی پیاده سازی کنند، کمک می کند، به طور موثرتری مذاکره کنند.
مدیریت عملکردی
نقشه راه به مدیران اجازه می دهد، وقتی نیاز به فناوری جدید یا پیشرفته ای را دارند ، استراتژیک باشند. آنها می توانند از استراتژی های عملکردی خود برای شروع کار با مدیر فناوری اطلاعات استفاده کنند تا مشخص کنند که برای دستیابی به اهداف خود کدام نوع پروژه های فناوری مورد نیاز است.
این نقشه راه نیازهای شفاف منابع را برای مواقعی که کارمندان تجاری باید به پروژه های فناوری اطلاعات اختصاص داده شوند، ردیابی واضح هزینه ها و جزئیات دلیل نیاز این منابع و هزینه ها را فراهم می کند.
از همه مهمتر ، این یک روش استراتژیک و ساختاریافته حاکم بر نیازهای تجاری در هنگام بروز تغییرات است. این روند اطمینان حاصل می کند که هنگام تصمیم گیری به پشتیبانی فناوری اطلاعات نیاز دارد، صدای فن آوری در میز مذاکرات وجود دارد و تعادل اولویت ها را در بین مشاغل ترغیب می کند و قبل از بروز اختلاف، دی روشنی به تیم می دهد.
تیم های کارکنان و پروژه ها
نقشه راه به روشنی بیان می کند که چرا پروژه هایی که روی آنها کار می کنند مهم هستند و با تغییر یا تعیین اولویت بندی موارد در نقشه راه ، مدیران را مجبور می کند که توضیح دهند که چرا و چگونه این اولویت ها تغییر می کنند. نقشه راه یک خط ارتباطی مشخص و منظم بین رهبری و کارکنان را تشویق می کند.
کلیه واحدهای سازمان باید درگیر این سند مهم شوند. به دلیل ماهیت استراتژیک سند و احتمال شکست بالا، از سوی بالاترین سطح شرکت به پشتیبانی نیاز دارد.
اگر شما یک مدیر فناوری هستید، شما باید مدیران را تحت فشار قرار دهید تا از تهیه نقشه راه فناوری اطلاعات پشتیبانی کنند تا به شما در سرمایه گذاری استراتژیک و گفتگوهای ساختاری پیرامون سرمایه گذاری با سایر مدیران کمک کند.
اگر شما یک مدیر فناوری نیستید، شما باید سازمان خود را برای ایجاد نقشه راه تحت فشار قرار دهید تا بتوانید در منطقه خود استراتژیک تر عمل کنید و با سرمایه گذاری های جدید به طور کلی از تجارت سود ببرید.
