متدولوژی های خوب و اثبات شده ای برای پیاده‌سازی سیستم های ERP در دنیا وجود دارد. البته بسیاری از پروژه های ERP به دلایل مختلف هیچوقت به اتمام نمیرسند ولی باید همچنان متناسب با نوع ERP و نوع پروژه از یک متدولوژی خاص برای اینکار استفاده نمود. پاندمی کرونا باعث بروز یکسری تغییرات در متدولوژی ها شد که بسیاری از شرکت ها و یا شرکت های مشاوره پیاده‌سازی سیستم، با آن روبرو شدند. ورود افرادی خارج از سازمان می تواند خطر ابتلا به ویروس را در سازمان افزایش داده و به همین دلیل، برخی شرکت‌ها پروژه های خود را کمی به تعویق انداخته اند.
در بسیاری از پروژه ها شاهد بودیم که ده‌ها مشاور وارد سازمان می شدند و یا در برخی موارد برای مدت طولانی در سایت مشتری، مستقر می شدند اما وجود پاندمی کرونا، کمی این روال را تغییر داد و این زمان ها را به حداقل خود رساند و شرکت ها دیگر مثل سابق نسبت ورود افراد جدید به داخل سازمان تمایل نشان نمی دهند.
عموما مشاوران به دلایل زیر در محل مشتری حضور به هم میرساندند:
- درک اخلاق و رفتار مشتری
- درک دقیق نیازها و خواسته های مشتری
- طراحی کلی سیستم
- ارائه طرح پروژه
- آموزش تیم پروژه
- پیاده سازی سیستم شامل:
- پیکربندی سیستم
- بارگذاری اطلاعات
- اصلاحات سفارشی
- تست سیستم
- آموزش کاربر نهایی
- پشتیبانی زنده مشتری
انجام موارد بالا اجتناب ناپذیر است ولی درآینده، تا حد ممکن باید از حضور فیزیکی مشاوران در محل مشتری جلوگیری شود. با راهکارهای زیر در هریک موارد بالا می توان حضور مشاوران را به حداقل رساند:
۱- درک اخلاق و رفتار مشتری
برای اینکه مشاوران کار خود را به بهترین شکل ممکن اجام دهند لازم است نحوه کار سازمان، عملکرد دقیق کاربران و چیزهای مهمی که برای سازمان و کاربران وجود دارد را به درستی درک کنند. در حالت ایده آل یعنی مشاوران در سایت مشتری حضور داشته، وقت خود را با آنها سپری می کند، با افراد مختلف در پوزیشن های مختلف صحبت می کند، نحوه کار آنها را می فهمد و اولویت ها و نگرانی های آنها را در پیاده سازی سیستم جدید درک می کند. زمان حضور در سایت را می توان با استفاده از جلسات مجازی با استفاده از Microsoft Team و یا Skype یا سیستم های مشابه به حداقل رساند و از اسناد حاوی اطلاعاتی که می تواند به مشاوران کمک کند و در توجیه آنها سرعت ببخشد، استفاده نمود.
۲- درک دقیق خواسته ها و نیازهای مشتری
حتی قبل از پاندمی کرونا، داشتن یک سند مشخص خوب مورد نیاز برای یک پروژه موفق ضروری بود. داشتم یک داکیونت خوب نه تنها زمان مشاور در محل را به حداقل رسانده، بلکه خطرات ناشی از سوءتفاهم را در فرایند طراحی و پیکربندی را کاهش می دهد.
۳- طراحی کلی سیستم
طراحی کلی سیستم و پروژه جزو مراحلی است که می تواند خارج از سایت مشتری انجام شود. در درجه اول این کار یک کاری است که نیاز به تمرکز بالا داشته و خروجی آن اسناد و نمودار و برنامه است. اگر نیاز به توضیح یا جلسه ای هم باشد به راحتی از طریق جلسات مجازی قابل حل است.
۴-ارائه طرح پروژه
هنگامی که مشاوران اطلاعات کافی را از سازمان جمع آوری کردند، دیگر نیازی به حضور فیزیکی آنها در سایت مشتری نیست و می توانند طرح خود را به صورت مجازی ارائه نمایند. به طور حتم سوالاتی در ذهن تیم پروژه ایجاد می شود که این موضوع به راحتی با جلسات مجازی قابل حل است. این کار هنگامی که بعد مسافت بین مشتری و شرکت مشاوره وجود داشته باشد باعث کاهش هزینه های رفت و آمد و اقامت می شود. همچنین به دلیل محدودیت هایی که برخی شرکت ها برای برگزاری جلسات بزرگ دارند، نمی توانند از افراد زیادی در جلسات استفاده کنند، ولی با این کار محدودیت تعداد نفرات برداشته شده و به طور بالقوه ای پذیرش طرح را بهبهود می بخشد.
۵- آموزش تیم پروژه
قبل از شروع آموزش های خاص سیستم ، تیم پروژه داخلی باید نوعی آموزش ERP داشته باشد. آنها نیاز به درک کامل ERP دارند تا بتوانند تصمیمات و مشاوره مشاوران خارجی خود را کنترل و در صورت لزوم به چالش بکشند. اینکه چه مقدار از آموزش به آنها نیاز خواهد بود به اندازه، طول و پیچیدگی پروژه بستگی دارد، اما حداقل آنها باید درک کنند که ERP چگونه کار می کند، چه کاری می تواند انجام دهد و چه کاری نمی تواند انجام دهد. اردوی راه اندازی ERP که برای مدیریت ارشد نیز ضروری است.
ارائه آموزش از راه دور دشوارتر از آموزش حضوری است زیرا نیاز به استفاده عملی از سیستم دارد. هنگامی که یک مربی در همان اتاق با کارآموزان است، نظارت بر پیشرفت و بررسی نحوه عملکرد هر یک از اعضای کلاس آسان است، اما هنگامی که مربیان از راه دور هستند، آنها باید بتوانند صفحه نمایش کارآموزان خود را در هر مکان و زمان ببینند. به همین منظور پیشنهاد می شود آموزش را حضوری انجام دهید ولی برای نتایج قابل قبول، تعداد افرادی که در هر جلسه آموزش می بینند باید محدود شود. برای پشتیبانی از آموزش می توانید از ویدیو های آموزشی، جزوات و یا داکیومنت هایی که یادگیری بیشتر اعضا کمکم می کند استفاده نمایید.
۶- پیاده سازی سیستم
وقتی بر روی طرح کلی پروژه توافق صورت گرفت، روند پیکربندی سیستم آغاز می شود. این کار از دسته کارهایی است که به راحتی می توان از راه دور انجام داد. ورود داده های قدیمی و ایمپورت آنها به سیستم جدید هم می تواند به راحتی از راه دور انجام شود. در صورتی که در روند پیکربندی سیستم نیاز به سفارشی سازی وجود داشت می توان در قالب جلسات مجازی به آن پرداخت.
تست سیستم معمولا به دو روش انجام می شود: ۱- تستی که مشاوران بر اساس مستندات و طرح پروژه بر روی سیستم انجام می دهند تا مطمئن شوند با نیازمندیهای سازمان مغایرتی نداشته و ۲- تست که توسط تیم داخلی پروژه انجام می شود تا تایید کنند آنچه که شرکت می خواتسه و نیاز دارد انجام شده است. بسته به اندازه پروژه این دو مرحله می تواند همزمان انجام شود. در مرحله تست تیم داخلی مشاوران با حداقل تعداد می توانند در سایت مشتری حضور داشه باشند.
هنگامی که آزمایش سیستم به پایان رسید، آموزش های مربوط به کاربران نهایی آغاز می شود. این مرحله مرحله بسیار مهمی است و باید با کیفیت بالا انجام شود. یکی از کارهای متداولی که انجام می شود این است که تیم داخلی پروژه به بهترین شکل آموزش دیده و آموزش سایر کاربران توسط تیم داخلی انجام شود.
وقتی تمام مراحل بالا انجام شد سیستم می تواند وارد مرحله Go-live شود. به دلیل جدید بودن سیستم ممکن است بسیاری از کارها در سیستم اشتباه انجام شود. مشاوران در این مرحله نقش بسیار مهمی را ایفا می کنند حضور مشاوران در ابتدای کار می تواند روند استفاده از سیستم را تسهیل کرده و در روزهای دیگر در صورت نیاز مجدد به مشاورین به صورت مجازی به سوالات و مشکلات کاربران پرداخته شود.
مشاوران با تجربه ، نقش بسیار پر رنگی در کل فرآیند پیاده سازی سیستم دارند. شاید دستمزد مشاوران باتجربه بالا باشد، ولی در بلند مدت، منافع بسیاری برای شرکت ها به ارمغان خواهد آورد.
منبع: ERP Focus
دیدگاهتان را بنویسید